नेपाल सरकारको जिन्सी श्रेस्ता प्रणाली
बोलन्या थली |
२७ असार २०७७, शनिबार 
जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीः
जिन्सी शब्द अरवी भाषाको जिनिसबाट आएको हो । जसले नगद बाहेकका माल, वस्तु र सामाग्रीलाई जनाउँदछ ।
जिन्सी कार्यसंचालनको लागि अत्यावश्यक वस्तु तथा सरकारी सम्पत्ति हुन् ।
कार्यालयको कम्प्युटर, दराज, ए.सी. , कुर्सी, टेबल लगायतका जिन्सी सामान हुन ।
जिन्सी मालवस्तुको अभिलेख राख्ने कार्य नै जिन्सी श्रेस्ता हो ।
नगद कारोबार बाहेकका अन्य मालसामान र वस्तुको अभिलेख राख्ने काम नै जिन्सी लेखा हो ।
जिन्सी लेखा प्रणालीमाः
जिन्सी मालसामान र वस्तुको आम्दानी र खर्च बाँधिन्छ ।
मालसामान कुन अवस्थामा छ ? त्यसको निरीक्षण गरिन्छ ।
जिन्सी मालवस्तुलाई खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने गरी वर्गीकरण गरी राखिन्छ ।
कार्यालयको सरकारी जिन्सी मालसामानको संरक्षण तथा व्यवस्थापन गर्दछ ।
मालसामानको पुरानो मौज्दात, हाल प्राप्त संख्या, कूल परिणाम, खर्च बाँकि देखाउने विवरण रहन्छ ।
विभिन्न फारामहरुको प्रयोग गरिन्छ ।
नेपालमा जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीः
नेपालमा वि.सं. २०२० माघ १ देखि लागू भएको नयाँ श्रेस्ता प्रणालीको पूरकको रुपमा जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीको शुरुवात भएको हो ।
यसमा जिन्सीलाई व्यवस्थापन गर्न विभिन्न म.ले.प. फारामहरुको प्रयोग गरिन्छ ।
जिन्सीको निरीक्षण गर्ने व्यवस्था हुन्छ ।
जिन्सी निरीक्षण र प्रतिवेदन तयार गरिन्छ ।
खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने गरेर जिन्सी मालसामनको वर्गीकरण गरी अभिलेख राखिन्छ ।
जिन्सी लेखा प्रणालीको उद्देश्यः
जिन्सी मालसामानको अभिलेख राख्ने
जिन्सी मालसामानको व्यवस्थापन र प्रभावकारी उपयोग गर्ने
अनावश्यक मालसामान खरिदलाई रोक्ने
कार्यालय तथा सरकारी सम्पत्तिको दुरुपयोगलाई नियन्त्रण गर्ने
जिन्सीको सामानलाई खोजेको समयमा सजिलै पाउन सकिने गरी राख्ने
जिन्सी श्रेस्तामा एकरुपता कायम गर्ने
जिन्सी सामानको सुरक्षा तथा संरक्षण गर्ने
जिन्सी मालसामानको निरीक्षण गर्ने र प्रतिवेदन तयार गर्ने
जिन्सी मालसामानको लिलाम विक्रि, मिन्हा र हस्तान्तरणको लेखा राख्ने
जिन्सीको आम्दानी र खर्चको अभिलेख राख्ने
व्यवस्थापन पक्षलाई आर्थिक निर्णय लिन सहयोग गर्ने
कार्यालयलाई आवश्यक जिन्सी सामानको आपूर्ति गर्ने
जिन्सी नियन्त्रण गर्ने ।
जिन्सी लेखा प्रणालीको महत्व तथा आवश्यकताः
जिन्सी मालसामानको परिमाणात्मक र गुणात्मक अवस्थाको जानकारी दिन्छ
जिन्सीको आम्दानी, खर्च र बाँकिको अवस्था देखाउँछ
जिन्सी मालसामानको सुरक्षा र संरक्षण गर्छ
जिन्सी खरिदलाई आवश्यकतामा आधारित बनाउदै जिन्सी खरिदमा अनुशासन कायम गर्न
जिन्सीको वर्गीकरण गर्न
खोजेको समयमा सजिलै पाउने गरी राख्नः समय र स्थान बचत
जिन्सी नियन्त्रण र निरीक्षण प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन
मितव्ययिता कायम गर्न
जिन्सी सामानको खर्च नियन्त्रण गर्न
कार्यालयलाई भविष्यमा चाहिने मालसामानको आँकलन गर्न
व्यवस्थापनलाई खरिद प्रक्रियामा निर्णय लिन सहयोग गर्छ
खरिदमा हुने अनियमितता र हिनामीना रोक्छ
सरकारी सम्पत्तिको व्यक्तिगत प्रयोग गर्न रोक्छ
कर्मचारीहरुलाई मालसामान प्रयोगमा मितव्ययी, पारदर्शी र जिम्मेवार बनाउँछ
लेखापरीक्षणलाई सहयोग गर्छ ।
नेपाल सरकारको जिन्सी श्रेस्ताका सबल पक्षहरुः
महालेखापरीक्षकको तोकिएको ढाँचामा जिन्सी लेखा राखिने ।
नयाँ र तुलनात्मक रुपमा सरल फारामहरु प्रचलनमा ल्याईएको ।
जिन्सी फारामहरुका एकरुपता रहेको ।
जिन्सी लेखा नियमित रुपमा राख्नु पर्ने ।
खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने गरी जिन्सीको वर्गीकरण गरिएको ।
जिन्सीको नियमित रुपमा निरीक्षणको व्यवस्था रहेको ।
कार्यालयमा जिन्सी मालसामान प्रयोगकर्तालाई व्यक्तिगत रुपमा जिम्मेवार बनाईएको ।
तीनै तहका सरकारलाई मिल्ने गरी जिन्सी फारामहरु तयार गरिएको ।
जिन्सी खरिद, दाखिला, निकासी र उपयोगमा आन्तरिक नियन्त्रणको व्यवस्था गरिएको ।
जिन्सी खरिद गर्ने, भणडार गर्ने, भुक्तानी दिने इकाहरुको अलग अलग व्यवस्था गरिएको ।
आर्थिक अनुशासन कायम भएको ।
सरकारी जिन्सी सम्पत्तिको संरक्षण र उपयोगमा सहयोग गरेको ।
जिम्मेवार खरिदलाई प्रोत्साहन गरेको ।
खरिदमा अनुशासन कायम गरेको ।
जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीका कमजोर पक्षहरुः
जिन्सी श्रेस्ता एकोहोरो लेखा प्रणालीमा आधारित रहेको ।
खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने मालसामानको स्पष्ट आधार तयार नभएको ।
जिन्सी मालसामानको वस्तुनिष्ठ रुपमा नियन्त्रण गर्न कठिनाई रहेको ।
जिन्सीको मौज्दातमा नियन्त्रण गर्न नसकिएकोः अत्यधिक मौज्दात तथा न्यून मौज्दात
जिन्सी सामानलाई हालको मूल्यमा मूल्याङ्कन गर्न नसकिएको ।
खरिद भईसकेपश्चात् प्रयोग नभए पनि खर्च देखाउने परिपाटी ।
जिन्सी निरीक्षणलाई प्रभावकारी बनाउन नसकिएको ।
प्रतिवेदन प्रणाली कमजोर रहेको । सुझावहरुको कार्यान्वयन नहुने ।
आधुनिक सूचना प्रविधिमैत्री बनाउन नसकिएको ।
जिन्सी सामान बचत फिर्ता तथा त्यसको व्यवस्थापन गर्न नसकिएको ।
स्थिर र चालू सामानको अभिलेख अद्यावधिक गर्न नसकिएको ।
जिन्सी मालसामन खरिद झन्झटिलो छ ।
जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीमा सुधार कसरी गर्ने ? यसलाई कसरी अझै प्रभावकारी बनाउने उपयाहरुः
जिन्सी लेखा प्रणालीलाई दोहोरो लेखा पद्वतिमा लैजानु पर्छ ।
खप्ने र नखप्ने जिन्सी मालसामानको वर्गीकरणको ठोस आधार तयार गर्नु पर्छ ।
जिन्सी श्रेस्तामा सूचना प्रविधिको उपयोगलाई बढाउनु पर्छ ।
स्टोर तथा जिन्सी सम्बन्धी काम गर्ने कर्मचारीलाई तालिमको व्यवस्था गर्ने ।
जिन्सी मालसामान खरिद कार्यलाई सरल र सहज बनाउनु पर्छ ।
खरिद कार्यलाई कानूनसम्मत र अनुशासित बनाउनु पर्छ ।
अनावश्यक खरिदलाई निरुत्साहित गर्नु पर्छ ।
खरिद योजना अनुरुप मालसामान समयबद्व तरिकारले खरिद गर्ने ।
लिलाम, विक्रिलाई सरल बनाउने ।
खरिद तथा जिन्सीमा आबद्व कर्मचारीलाई जिम्मेवार बनाउनु पर्छ ।
जिन्सी मालसामान खरिदमा मितव्ययिता कायम गर्ने ।
मालसामान भण्डारको उचित व्यवस्था गर्नु पर्छ ।
जिन्सी निरीक्षणलाई नियमित र प्रभावकारी बनाउनु पर्छ ।
बरबुझारथमा ध्यान दिनु पर्छ ।
कार्यालयमा जिन्सी सामान उपलब्ध हुने स्रोतहरुः
खरिदबाट प्राप्त हुने
हस्तान्तरण भएर आउने
आफ्नै उत्पादन वा निर्माण
दातृ निकायबाट वस्तुगत सहायताको रुपमा मालसामान नै प्राप्त गरेमा ।
जिन्सी फारामहरुः जिन्सी तथा सम्पत्ति व्यवस्थापनमा प्रयोग हुने
जिन्सी तथा सम्पत्ति व्यवस्थापन म.ले.प.फा.नं. उपयोगिता
माग फाराम 401 मालसामान माग गर्न
खरिद आदेश 402 अधिकार प्राप्त व्यक्तिले खरिद गर्ने आदेश गर्न
दाखिला प्रतिवेदन 403 कार्यालयमा प्राप्त जिन्सी दाखिला जनाउन
खर्च/निकासा 404 स्टोरबाट निकासा गर्न
जिन्सी स्टोर फिर्ता फाराम 405 खर्च नभएर बचेको सामान पुनः स्टोरमा फिर्ता गर्न
हस्तान्तरण फाराम 406 एक कार्यालयबाट अर्को कार्यालयलाई हस्तान्तरण गर्न
खर्च भएर जाने जिन्सी खाता 407 १ वर्ष वा सो भन्दा कम समय टिक्ने मालसामानको अभिलेख राख्न
खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता 408 १ वर्ष भन्दा बढी टिक्ने मालसामानको अभिलेख राख्न
विन कार्ड 409 मालसामानको उपयोग गर्ने अवधि वा आयु उल्लेख गर्न
जिन्सी निसर्ग/ मिन्हा फाराम 410 काम नलाग्ने जिन्सी वा नासिएको, चोरिएको, हराएको जिन्सीलाई लगतबाट हटाउन प्रयोग हुने
जिन्सी निरीक्षण फाराम 411 जिन्सीको अवस्थाको बारेमा जानकारी लिन माथिल्लो तहको अधिकारी वा कार्यालयबाट गरिने अनुगमन, निरीक्षण गर्दा प्रयोग गरिने फाराम
जिन्सी सहायक फाराम 412 जिन्सी प्रयोगकर्ताको अभिलेख राख्न
जिन्सी मौज्दातको वार्षिक विवरण 413 जिन्सी मौज्दातको अवस्था पत्ता लगाउन
मर्मत सम्भार तथा संरक्षण अभिलेख खाता 414 मर्मत संभारको लागि दिइने निवेदन
मर्मत सम्भार तथा संरक्षण अभिलेख खाता 415 कुन सामान कहिले मर्मत भयो, कति खर्च भयो सो को अभिलेख राख्ने
भाडामा दिएको/लिएको सम्पत्ति अभिलेख किताब 416 भाडामा लिएको वा दिएको जिन्सी/ घर जग्गाको अभिलेख राख्ने
घर जग्गा लगत किताब 417 कार्यालयको नाउँमा रहेको घर जग्गाको लगत
स्थिर सम्पत्तिको मूल्याङ्कन फाराम 418 कार्यालयको नाउँमा रहेको स्थिर सम्पत्तिको अभिलेख राख्ने किताब
जिन्सी मालसामान खर्च जनाउन सकिने आधारहरुः
आफ्नै कार्यालयको कामकाजमा उपयोग भएमा
अन्य कार्यालयलाई हस्तारण भई गएमा
हानी-नोक्सानी वा टुटफुट भएर गएमा
लिलाम विक्री गरिएमा
कसैलाई जिन्सिकै रुपमा उपहार वा सहयोग दिएमा ।
खर्च भएर जाने मालसामानहरुः
पोशाक, खाद्य पदार्थ, पत्रपत्रिका, सवारी साधनमा प्रयोग गरिने ईन्धन आदि ।
खर्च नभएर जाने मालसामानहरुः
यन्त्र औजार, सवारी साधन, ए.सी., फ्रिज, दराज, कम्प्युटर आदि ।
जिन्सी व्यवस्थापन गर्दा ध्यान दिनु पर्ने कुराहरुः
कार्यालयलाई जिन्सी मालसामान आवश्यक भए नभएको यकिन गर्ने ।
जिन्सीको परिमाणलाई ख्याल गर्ने ।
आवश्यक मालसामान खरिद योजना र कानूनबमोजिम गर्ने ।
खरिद गरिएका मालसामानको संरक्षण र उचित भण्डारण गर्ने ।
मौज्दातको यकिन गर्ने ।
खरिद गरिएका मालसामानको आम्दानी किताबमा जनाउने ।
खरिद ईकाइ गठन गर्ने ।
खरिद जिम्मेवारी तोक्ने ।
खरिद योजना बनाउने ।
काम लाग्ने, नलाग्ने, मर्मत मिनाहा वा लिलाम गर्नुपर्ने मालसामान सोही अनुसार गर्ने ।
जिन्सी निरीक्षण नियमित रुपमा गर्ने र प्रतिवेदन तयार गर्ने ।
मालसामान प्रयोगमा मितव्ययिता कायम गर्ने ।
जिन्सी मालसामान प्रयोगकर्तालाई जिम्मेवार बनाउने ।
जिन्सी श्रेस्ता सम्बन्धमा कानूनी व्यवस्थाः
आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन, २०७६ मा भएको व्यवस्थाः
बरबुझारथ :
कर्मचारीले आफु सरूवा, बढुवा हुँदा वा अवकास प्राप्त गर्दा वा लामो अवधि काज वा बिदामा रहँदा आफ्नो जिम्मामा रहेको नगदी जिन्सी वा सरकारी कागजात म्याद तोकिएकोमा तोकिएको म्यादभित्र र म्याद नतोकिएकोमा २१ दिनभित्र बरबुझारथ गरी तोकिएको ढाँचामा बरबुझारथको प्रमाणपत्र लिनु पर्ने।
म्यादभित्र बरबुझारथ गर्न नसकिएमा म्यादभित्र बरबुझारथ गर्न नसकिएको कारण खोली सम्बन्धित तालुक कार्यालयमा निवेदन दिई निकासा भई आए बमोजिम गर्नुपर्ने ।
तोकिएको समयमा बरबुझारथ हुन नसकेकोमा सम्बन्धित लेखा उत्तरदायी अधिकृतले समय निर्धारण गरी त्यसरी निर्धारण गरिएको समयभित्र आवश्यक जाँचबुझ गराउन सक्नेछ।
दिइएको समयभित्र पनि बरबुझारथ नगर्ने व्यक्ति बहालवाला कर्मचारी भए सम्बन्धित कार्यालय प्रमुखले प्रचलित कानून बमोजिम निजको तलब भत्ता रोक्का राखी र बहाल टुटेको व्यक्ति भए निजको निवृत्तभरण वा उपदान रोक्का राखी एवं निवृत्तभरण, उपदान नपाउने वा उपदान लिइसकेको व्यक्ति भए प्रहरीद्वारा पक्राउ गर्न लगाई बरबुझारथ गर्न लगाउनु पर्नेछ।
समयमा बरबुझारथ नगरेको कारणबाट सरकारी नगदी, जिन्सी वा धनमालमा कुनै नोक्सानी भएमा नोक्सानी भएको रकम र सोही बराबरको बिगो रकम प्रचलित नेपाल कानून बमोजिम सम्बन्धित व्यक्तिबाट असुल उपर गरिनेछ।
लिलाम बिक्री :
जिन्सी निरीक्षण गर्दा टुटफुट तथा बेकम्मा भई पुन: प्रयोग गर्न नसकिने, प्राविधिकबाट निरीक्षण गर्दा कुनै जिन्सी मालसामान मर्मत गरी पुन: प्रयोग गर्न सकिने भए तापनि सामानको पार्टपूर्जा नपाइने र मर्मत गर्दा उक्त सामानको बजार मूल्यको 25 प्रतिशतभन्दा बढी खर्च हुने वा प्रविधि पुरानो भएको कारण प्रयोग गर्दा कार्यकुशलता घट्ने भनी प्रतिवेदनमा उल्लेख भएको मालसामानहरू कार्यालय प्रमुखले जाँचबुझ गर्दा लिलाम बिक्री गर्नुपर्ने भनी ठहर्याएमा तोकिए बमोजिमको कार्यविधि अपनाई लिलाम गर्न सकिनेछ।
मिनाहा :
कानूनबमोजिम उठ्न नसकेको सरकारी बाँकी रकम प्राकृतिक प्रकोप, दुर्घटना वा आफ्नो काबू बाहिरको परिस्थितिले गर्दा तथा सुख्खाजर्ती भई वा खिइएर, सडेर गई वा अन्य कारणबाट सरकारी हानि नोक्सानी हुन गएको वा कानून बमोजिम लिलाम बढाबढ हुँदा पनि नउठेको वा उठ्ने स्थिति नदेखिएको मालसामान र प्रविधि पुरानो भई प्रयोगमा ल्याउन नसकिने, सुरक्षाको कारणले प्रयोग गर्न उपयुक्त नहुने सामान तथा सफ्टवेयर प्राविधिक प्रतिवेदनको आधारमा तोकिए बमोजिम मिनाहा दिन सकिनेछ।
सरकारी नगदी, जिन्सी दुरूपयोग वा मस्यौट भएमा कारबाही गरिने :
कार्यालयको सरकारी नगदी तथा जिन्सी भण्डार, आन्तरिक लेखापरीक्षण गर्दा वा अन्तिम लेखापरीक्षण गर्दा वा कुनै तवरले निरीक्षण वा जाँचबुझ हुँदा मस्यौट वा दुरूपयोग भएको देखिन आएमा सम्बन्धित कार्यालय प्रमुख वा तालुक कार्यालय वा तोकिएको अधिकारीले प्रचलित कानून बमोजिम त्यस्तो मस्यौट वा दुरूपयोग गर्ने उपर आवश्यक कारबाही गर्नुपर्ने ।
अन्तिम लेखापरीक्षण गर्दा सरकारी तहबिल तथा जिन्सी भण्डारको कुनै रकम वा जिन्सी मस्यौट भएको देखिएमा महालेखापरीक्षकको कार्यालयले आफ्नो राय साथ प्रचलित कानून बमोजिम त्यस्तो मस्यौट गर्ने व्यक्ति उपर कारबाही चलाउन सम्बन्धित कार्यालय प्रमुख वा विभागीय प्रमुख समक्ष लेखी पठाउने ।
निरीक्षण वा जाँचबुझ गर्दा कारबाहीको लागि लेखी आएको अवस्थामा सम्बन्धित अधिकारीले कारबाही नगरेमा त्यस्तो अधिकारीलाई विभागीय प्रमुखले र विभागीय प्रमुखले कारबाही नगरेको भए लेखा उत्तरदायी अधिकृतको हकमा विभागीय मन्त्री वा राज्यमन्त्रीले र संवैधानिक अङ्ग तथा निकायका प्रशासकीय प्रमुखको हकमा संवैधानिक अङ्ग तथा निकायका प्रमुखले पाँच सय रुपैयाँसम्म जरिबाना गरी प्रचलित कानून बमोजिम विभागीय कारबाही समेत गर्न सक्ने ।
महालेखापरीक्षकलाई कुनै कार्यालयको लेखा सम्बन्धी काम यथासमयमा भएको छैन भन्ने लागेमा निजले सो सम्बन्धी कागजात झिकाई जाँच गर्न लगाउन सक्नेछ र त्यसरी जाँच गर्दा केही त्रुटि वा कैफियत देखिन आएमा आवश्यक कारबाहीको लागि सम्बन्धित तालुक कार्यालय समक्ष पठाउनेछ। त्यसरी लेखी आएकोमा सम्बन्धित कार्यालयले पनि तुरून्तै आवश्यक कारबाही गर्नुपर्ने ।
सरकारी धनमाल वा सम्पत्तिको संरक्षण तथा तोकिएको काममा प्रयोग गर्नुपर्ने :
कार्यालयमा प्राप्त हुन आएको सम्पूर्ण नगदी जिन्सीको संरक्षणको प्रबन्ध मिलाउनु जिम्मेवार व्यक्तिको कर्तव्य हुने।
कार्यालयमा प्राप्त हुन आएको नगदी वा जिन्सी तोकिएको काममा बाहेक अन्य काममा प्रयोग वा खर्च गर्नु हुँदैन। कुनै कर्मचारीले अधिकार प्राप्त अधिकारीको स्वीकृति बिना सरकारी सम्पत्ति प्रयोग गरेको देखिएमा जिम्मेवार व्यक्तिले यस्तो जिन्सी फिर्ता लिर्इ वा खर्च गरेको रकम असुल उपर गरी विभागीय कारबाहीको लागि विभागीय प्रमुख समक्ष लेखी पठाउनु पर्ने ।
कसैले सरकारी जिन्सी व्यक्तिगत प्रयोगमा ल्याएको वा प्रयोग गर्न दिइएको कारणबाट त्यस्तो सरकारी जिन्सी वा सम्पत्तिमा हुन गएको सबै प्रकारको क्षति र नोक्सानी प्रयोग गर्न दिने र प्रयोग गर्ने दुवैबाट दामासाहीले असुल उपर गरिने ।
प्रशासन संचालनमा प्रयोगमा आउने केहि महत्वपूर्ण जिन्सी फारामहरुः
१. माग फाराम
२. खरिद आदेश
३. मर्मत आदेश
४. दाखिला प्रतिवेदन
५. जिन्सी निरीक्षण
खगेन्द्र प्रवाह
शाखा अधिकृत (अधिकृतस्तर सातौ) आर्थिक मामिला तथा योजना मन्त्रालय, कैलाली।
