नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली

बोलन्या थली | ११ श्रावण २०७७, आईतवार
नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली

नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (Management Information System)

परिचयः

व्यवस्थापनको निर्णय प्रक्रियालाई सरल, सहज, छिटो, छरितो,सामयिक र प्रभावकारी बनाउन सूचनाको प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण, विश्लेषण, प्रशोधन र प्रसार गरी एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै थलोबाट आवश्यक तथा विश्वसनीय सूचना प्रदान गर्ने पद्धतीलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ ।

यसले संगठनको लक्ष्य र उद्देश्य प्राप्त गर्न व्यवस्थापकलाई निर्णय प्रक्रियामा सहयोग गर्न कम समय र लागतमा आवश्यक, विश्वसनीय, यथार्थपरक, गुणस्तरीय र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली तथ्यांकहरुको नियोजित प्रणाली हो जसले व्यवस्थापनलाई नीति निर्माण गर्न, योजना तर्जुमा गर्न, निर्णय प्रक्रियामा पुग्न, योजनाको अनुगमन तथा मूल्याङ्कन गर्न, प्रतिवेदन तयार गर्न र सरोकारवाला पक्षलाई आवश्यक सूचना प्रदान गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको प्रक्रियाः

  • प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
  • सूचनालाई व्यवस्थित रुपमा राखिन्छ ।
  • सूचनामा सबै व्यवस्थापकको सहज पहुँच कायम गरिन्छ ।
  • कम समय, न्यून लागतमा गुणस्तरीय सूचना प्राप्तीमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकासक्रमः

  1. सन् 1950- 1960: Record Keeping Era
  2. सन् 1970- 1980: Analysis Era
  3. सन् 1980 : Knowledge Era

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली स्थापना गर्ने विधिः

•योजना निर्माण  

•खाका निर्माण

•कार्यान्वयन

•मूल्यांकन

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको आवश्यकता तथा महत्वः

  • व्यवस्थापन पक्षलाई समयमै विश्वसनीय,र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।
  • निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहयोग गर्छ ।
  • व्यवस्थापन पक्ष र सरोकारवालालाई एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै ठाउँबाट आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
  • नीति निर्माण तथा योजना तर्जुमाको आधारको रूपमा रहन्छ ।
  • संगठनको योजना तर्जुमा, कार्यान्वयन, अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन चरणमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
  • संगठनको काम कारबाहीलाई छिटो, छरितो, चुस्त, दुरुस्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
  • सगठनको लक्ष्य, उद्देश्य र आगामी दिशा तय गर्छ ।
  • संगठनलाई प्रतिस्पर्धी, सूचना प्रविधियुक्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
  • संगठनमा पारदर्शिता र जवाफदेहीताको प्रवर्धन गर्छ ।
  • अभिलेख व्यवस्थापनलाई बैज्ञानिक र प्रभावकारी बनाउँछ ।
  • संगठनको आवश्यकता र समस्या पहिचान गर्छ ।
  • सूचनाको हकको प्रवर्द्धनमा सघाउँछ ।
  • सेवा प्रवाहमा गुणस्तरियता, मितव्ययीता, र प्रभावकारीता ल्याउँछ ।
  • संगठनको साख अभिवृद्धि गरी आम जनता र सरोकारवालाको विश्वास अभिवृद्धि गर्छ ।
  • उपलब्ध स्रोत साधनको मितव्ययी, कुशलतम् र प्रभावकारी उपयोग गर्छ ।
  • सुशासनको प्रत्याभूति दिलाउन ।
  • न्यून लागतमा समयमै गुणस्तरीय, भरपर्दो, यथार्थपरक सूचना प्राप्तिमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।

नेपालमा MIS प्रयोगको विद्यमान अवस्थाको समीक्षाः

नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीलाई अझै व्यवस्थित र सम्पूर्ण क्षेत्रमा पूर्ण रुपमा उपयोग गर्न सकिएको छैन ।

  • केन्द्रिय तथ्यांक विभाग
  • Financial Management Information System
  • Personnel Information Management System
  • TPIS, PPIS, PMIS

MIS मा रहेका समस्या/ चुनौतीः

  • नवीन प्रविधि भित्र्याउन सकिएको छैन ।
  • प्रक्रिया झन्झटिलो छ ।
  • व्यवस्थापन लेखा प्रणाली अवलम्बन गर्न सकिएको छैन ।
  • उत्तरदायित्वको भावनाको कमी छ ।
  • सूचनाको उद्देश्यमा स्पष्टता छैन ।
  • उच्च लागत तर न्यून उपयोगको अवस्था छ ।
  • विश्वसनियता र गुणस्तरको प्रश्न ।
  • सान्दर्भिकताको विषय ।
  • संस्थागत स्मरणको प्रणाली छैन ।
  • सूचना संवेदनशीलताको कमी छ ।
  • दक्ष, विज्ञ जनशक्तिको कमी छ ।
  • स्रोतको अपर्याप्तता छ ।
  • असक्षमता लुकाउने प्रवृत्ति ।
  • अत्यधिक गोप्य राख्ने बानी ।
  • देशको भौगोलिक जटीलता ।

नेपालको सन्दर्भमा MIS मा देखापरेका समस्या तथा चुनौतीहरुको समाधान/सामनाका उपायहरुः

  • हरेक कार्यालयमा कम्प्युटरको प्रयोगमा जोड दिने ।
  • विद्युत आपूर्तिलाई सहज बनाउने ।
  • कर्मचारीलाई समय समयमा तालिम र प्रशिक्षण दिने ।
  • दक्ष एवं विज्ञ जनशक्तिको विकास गर्ने ।
  • सूचनाको संस्थागत स्मरण क्षमता बढाउने ।
  • सूचना बडापत्र तयार गर्ने ।
  • Cyber Law बनाउनेः जसले Hacking, Tax evasion, Pornography, Brain pollution लगायतका विषय समेट्ने ।
  • सूचनमा आधारित निर्णय संस्कृतिको विकास गर्नर् ।
  • सूचनामा पारदर्शिता कायम गर्ने ।
  • जवाफदेही संयन्त्रको विकास गर्ने ।
  • Information Networking स्थापना गर्ने ।
  • व्यवस्थापनको उच्च तहको प्रतिबद्धता चाहिन्छ ।
  • सूचना अद्यावधिक गरिरहने ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको सबल पक्षहरु/फाईदाः

  • व्यवस्थापन र सरोकारवालाहरुलाई समयमै आवश्यक, भरपर्दो र विश्वसनिय सूचना एकै थलोबाट उपलब्ध गराउँछ।
  • नीति तथा योजना तर्जुमाका लागि यथार्थ र गुणस्तरीय सूचना प्रदान गरी आधार निर्माण गर्छ ।
  • अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन तयार गर्नमा सहयोग गर्छ ।
  • कार्यालयका गतिविधिहरु पारदर्शी बनाउँछ ।
  • प्रशासकीय लागत, औपचारिकता र प्रक्रिया घटाउँछ ।
  • निर्णय निर्माणमा तीव्रता ल्याउँछ ।
  • ग्राहक चाहनाप्रति शीघ्र प्रतिक्रिया दिन्छ ।
  • सरकारी सेवालाई गुणस्तरीय, छिटो छरितो एवं प्रभावकारी र कार्यालय बाहिर पनि सम्भव बनाउँछ ।
  • शासकीय पक्ष सबल बनाउँछ ।
  • यो बढी सुरक्षित हुन्छ ।
  • संगठन संरचनालाई छरितो बनाउँछ ।
  • भ्रष्टाचार , अनियमितता हटाई जवाफदेहिता बढाउँछ ।
  • नवीन अवधारणाको प्रयोगलाई सम्भव बनाउँछ ।
  • काममा एकरुपता र स्तरीकरण गर्छ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका कमजोर/दुर्बल पक्षहरुः बेफाइदा

  • उच्च लागत र समय लाग्ने ।
  • विकासशील मुलुकमा अपनाउन जटीलः कम्प्युटरको प्रयोग गर्नुपर्ने ।
  • सङ्कलित तथ्याङ्क गलत भए नीति निर्माण नै गलत र अवास्तविक हुने ।
  • अत्यधिक सूचना प्रवाहलाई व्यवस्थित गर्न जटील ।
  • गोपनीयता कायम गर्ने कुरामा समस्या आउन सक्ने ।
  • दक्ष तथा कुशल जनशक्ति चाहिने ।
  • सूचना व्यवस्थापनमा माथिल्लो अधिकारीमा मात्र सीमित हुने ।
  • निम्न तहका व्यवस्थापनमा सूचनाको कम प्रवाह हुने ।
  • नेतृत्वमा गलत व्यक्ति चयन भएमा MIS  को औचित्य नरहने ।

MIS मा IT प्रयोगको महत्वः

  • आन्तरिक व्यवस्थापनमा प्रयोगः संगठनभित्रको जनशक्ति, बजेट, लेखा प्रणाली, जिन्सी लगायतका वस्तु र सेवाको यथार्थ जानकारी दिन्छ ।
  • सार्वजनिक व्यवस्थापनमा सहयोगः सूचना नै शक्ति हो । यसले समग्र व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्‍याउँदछ ।
  • सार्वजनिक सेवाका वारेमा जानकारीः जनसंख्याको प्रक्षेपण, उद्योग, व्यापारको स्थितिको जानकारी, प्रशासनिक संगठनहरुको व्यवस्थापन प्रणाली र कार्यविधिसम्बन्धी जानकारी लिन ।
  • जनतालाई सुसूचित गर्नः सरकारले गरेका वा गर्ने कामका बारेमा जानकारी दिन, शिक्षा तथा सूचना प्रदान गर्न, राज्यको समग्र स्थितिबारे जनतालाई जानकारी दिन, जनताका पृष्ठपोषणलाई राज्यका क्रियाकलापमा समाहित गर्न ।
  • नयाँ नीति र योजना कार्यान्वयन गर्न ।
  • उपभोक्ता/ग्राहकको माग पूर्ति गर्न ।

व्‍यवस्थापन सूचना प्रणालीका लागि सूचनाका स्रोतहरुः

  • लेखा प्रणालीः वित्तीय अवस्था ।
  • आयोजना अनुगमन प्रणाली
  • कर्मचारी व्यवस्थापन सूचना प्रणाली
  • राष्ट्रिय तथ्याङ्क प्रणाली
  • क्षेत्रगत व्यवस्थापकीय लेखा
  • प्रगति प्रतिवेदन
  • वार्षिक प्रतिवेदन
  • बुलेटिन
  • अनुसन्धान प्रतिवेदन
  • ऐन नियम र परिपत्रहरु
  • टिप्पणी
  • पत्रपत्रिका ।

जनाअवजको टिप्पणीहरू